¿Estudias y trabajas? 10 tips para organizar tu tiempo

Si sientes que al día le hacen falta horas, checa estos súper tips, que te ayudarán a organizar tu tiempo de una manera más eficaz.

Las cosas son así: cada semana tiene 168 horas, y cada día 24, y estas se deben organizar entre trabajo, familia, salud y bienestar, estudio, preparación, horas de sueño, momentos de descanso y los engorrosos (pero necesarios) traslados. ¿Cómo cumplir nuestras metas si el tiempo se nos viene encima?

Hay quien dice que, de las 168 horas que tiene la semana, nos la pasamos resolviendo lo urgente, mas no lo importante. Stephen Covey, autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, lo menciona. Él y otros autores indican que se nos va la vida en:

• Asuntos urgentes, pero no importantes (interrupciones, imprevistos)
• Asuntos poco urgentes y nada importantes (distracciones, exceso de tiempo desperdiciado en nada productivo).

Además, gastamos mucho tiempo resolviendo situaciones importantes, aunque mal planeadas (como los proyectos de última hora y las crisis).

¿Cómo hacer que esas 168 horas se enfoquen en nuestro bienestar? ¿Cómo dedicar el tiempo adecuado a estudio, trabajo y familia? ¿Cómo reservar espacios para nuestro desarrollo personal, para construir relaciones y para hacer actividades provechosas para nuestro futuro? La respuesta es simple: teniendo un horario. Un horario te ayuda porque:

• Te permite hacer más cosas
• Evitará que olvides tareas
• Evitará que te desvíes de tus objetivos
• Te permite reducir el estrés (evita que te abrumes)
• Te hace sentir con más control sobre tu vida

Por ello, he aquí 10 consejos infalibles sobre cómo organizar tu tiempo.

1. Arma un equipo de alto rendimiento en casa

En casa, asegúrate de construir una especie de “equipo de alto rendimiento” donde todos sean capaces de realizar ciertas tareas, en la medida de lo posible (cocinar, pelar verduras, limpiar…). Aquí no es que “apoyen” a alguien en particular con las cosas del hogar: si todos viven allí, todos deben colaborar y hacerse responsables.

Por ejemplo: madres de familia que estudian y trabajan, pueden delegar funciones sencillas a los hijos, como ‘echar’ cargas de ropa o doblar ropa.

2. Crea una red de apoyo

Esta red de personas de tu entera confianza te puede apoyar para dos cosas: 1) en situaciones de crisis, te ayudarán a resolver asuntos cotidianos (por lo general son amigos o familiares muy cercanos), y 2) en situaciones cotidianas, te ayudarán a reducir la tensión al efectuar ciertas actividades.

Por ejemplo: papás que estudian y trabajan pueden dar una remuneración económica a alguien para que les planche la ropa.

3. Agenda tus actividades

Calendarizar tus actividades por rubros (espacios de trabajo, de descanso, de estudio y de convivencia) te lleva a cumplir tus objetivos. Y no, no necesitas una agenda para cada rubro: todo cabe en la misma.

Para ello, consigue una agenda electrónica o física (con espacio para tareas y notas extra). Las electrónicas tienen la ventaja de que pueden sincronizarse tus dispositivos (smartphone, laptop, tablet) de manera que siempre tengas acceso a tu calendario en donde estés.

Tip: si tienes una agenda digital, no olvides programar recordatorios.

4. Organiza tus actividades por rubros

Las apps te permiten clasificar tareas bajo una lógica (por ejemplo, colores: rojo es escuela; azul, trabajo; verde, esparcimiento; rosa, ejercicio…).

Establece una nomenclatura que diferencie las tareas de cada rubro. Si es una agenda física, pueden ser "pequeños recuadros" justo antes de cada tarea. Así visualizarás las tareas a las que dedicas mucho tiempo.

5. Establece prioridades 

¿Qué tareas son más importantes? ¿Cuáles debes resolver hoy sin falta? Si ya las detectaste, empieza por las más difíciles. ¿Cuáles pueden esperar, ser reprogramadas, delegarse o eliminar sin comprometer objetivos?

Definido esto, enfócate en una tarea a la vez, y hazla donde le corresponde: no intentes avanzar con un proyecto laboral mientras atiendes una clase.

Tip: escribe una “A” junto a tareas importantes para terminar hoy; “B” en tareas por completar esta semana; “C” en tareas que quisieras terminar pero que no son urgentes, como revisar tu clóset y seleccionar artículos para donaciones.

6. Programa tiempo para cada tarea

De entrada, existen horarios que no puedes modificar (como las clases). En el trabajo, en cambio, sí puedes estimar cuánto tiempo te llevará cada actividad. Si es una tarea larga, como un informe anual, subdivídela en pequeñas tareas, de forma que puedas reconocer avances.

• No olvides las “pequeñas tareas” alrededor de otra mayor. Por ejemplo: además del tiempo dedicado a redactar una tarea, considera el tiempo para una revisión final y para subirla a una plataforma tecnológica (como Blackboard). En el caso de “una hora de ejercicio”, toma en cuenta el calentamiento y tu arreglo personal posterior.
• Como solemos subestimar cuánto tiempo tomará cada tarea, sobreestima un 20 a 25% para cada una. De lo contrario, al tener un que cumplir un horario en extremo ajustado, solo te estresarás.

Tip: considera: 1) tiempos de traslado y 2) de relajación, una vez terminadas tareas demandantes.

7. Revisa tu agenda y haz ajustes

Dedica unos minutos (en el desayuno o en los traslados diarios) a revisar qué debes hacer ese día, añadir nuevas cosas y tachar tareas que no deben hacerse. Ello te dará una visión global de tu carga de trabajo.

Por las tardes, tacha las actividades finalizadas y mueve tareas de prioridad baja para otro día (en caso de que surjan emergencias o imprevistos). También mueve de un día a otro las tareas que no completaste. Si ves que hay demasiadas tareas aplazadas, algo debes corregir. En cambio, si tu agenda está llena de tachones de tareas finalizadas, ¡felicidades! ¡Está funcionando!

Tip: programa una alarma para recordarte un par de días antes sobre ciertas tareas o citas (doctor, dentista), pues estas podemos olvidarlas.

8. Apps: apóyate en ellas 

Quizás algunas te ayuden a evitar traslados y a tener reuniones con clientes o con miembros de tu equipo vía remota, a través de Periscope, Skype o Facebook Live.

Tip: si vas a estudiar, ¿te has planteado la posibilidad de hacerlo en la modalidad en línea?

9. Aprende a decir que no

Si quieres que los demás respeten tu tiempo, debes ser el primero que respete su agenda. Cuando te soliciten una nueva actividad (sobre todo en el trabajo), localiza si es tu entera responsabilidad, si es una responsabilidad compartida o si es de otra persona.

10. Restringe el uso de redes sociales

¡No pierdas horas navegando sin sentido por internet! Mejor ocupa ese tiempo en:

1. Atender a tus amigos
2. Descansar
3. Pasar tiempo de calidad con tu familia
4. Dirigir esfuerzos hacia donde debes dirigirlos.

¿Por qué no empezar tu licenciatura en línea o retomar los estudios que dejaste incompletos con una agenda mejor organizada que te permita compaginar familia, trabajo, salud y tu futuro profesional?