8 tips para administrar tu tiempo y ser más productivo

¿Te has hecho varios propósitos, pero no sabes cómo cumplirlos? ¡No te preocupes, una especialista en el tema te dice cómo organizarte para conseguir tus objetivos!

Estás en la fiesta de fin de año, es el conteo regresivo para terminar el año, tienes las uvas en la mano y justo al empezar a contar el número uno te estás formulando en tu cabeza que tu nuevo propósito para los siguientes meses será estudiar una carrera. ¿Te suena esta escena familiar? Si tu respuesta es afirmativa es que no estás administrando tu tiempo en una forma correcta para ser más productivo.

Ahora bien, ya han transcurrido varios días desde que te hiciste ese propósito de año nuevo, pero no le encuentras ni pies ni cabeza para cumplirlo. ¿Por qué? Porque en toda tu jornada no hayas ni una hora completa de dónde echar mano para llevar a cabo otra actividad adicional.

Aquí, es donde la Mtra. Cecilia Montiel, quien se desempeña como coach y asesora especializada en búsqueda de trabajo y logro de objetivos profesionales, interviene para aconsejar que es momento que te sientes a autoformularte las siguientes preguntas: “¿Con todas las actividades que hago en el día estoy progresando financieramente, profesionalmente o personalmente? ¿Sé qué quiero lograr en la vida? ¿Voy en la dirección correcta?”

Ese es en el mejor de los casos, porque como dice la también docente de la UNITEC Campus en Línea, hay quien ni siquiera se ha formulado un propósito de año nuevo. Y sobre todo para estos últimos, y sin importar la edad que tengan o lo que ahora estén realizando, los invita a reflexionar seriamente sobre estas cuestiones para aprender un proceso de administración productiva del tiempo, el cual lo explica a través de ocho etapas.

Haz el ejercicio del fin último

Basada en el libro de Stephen Covey titulado “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, la Maestra Montiel invita a que realices un ejercicio retador, donde te visualices en tu cama, acostado y dormido hoy, mañana, pasado mañana…y así durante muchos años. Pero, después, debes visualizarte en tu funeral, con los asistentes al mismo, evocando una palabra cuando te recuerdan. ¡Listo! “Después de realizar este ejercicio analítico, te levantas de tu cama, empiezas a hacer tus objetivos y a apuntarlos”, exhorta.

La motivadora especialista va más allá y llama a realizar un segundo ejercicio todavía más fuerte para la definición del fin último, en el cual tienes que ir a un cementerio y cavar dos hoyos. “En el primero - dice- te vas a meter y a pensar que estás muerto y harás una autoevaluación completa, preguntándote: ¿Qué he hecho en mi vida? ¿Qué he dejado de hacer? ¿Qué me gustaría haber hecho?”.

Después, el ejercicio prosigue en un segundo hoyo, que no tiene fecha ni fin. “Y en ese momento –precisa-, tomas la autoevaluación que hiciste en el primer hoyo y te preguntas: ¿Qué quiero hacer? ¿A qué me quiero dedicar? ¿A dónde quiero llegar?”.

Pero, ¿qué tienen que ver estos ejercicios con la administración del tiempo?, te podrás preguntar. Mucho, como explica la coach, porque “lo único que va a seguir es el tiempo y lo único seguro es la muerte. Estas dos combinaciones nos hacen pensar en administrar mucho mejor nuestro tiempo”.

Elabora tus planos y tus planes

Ya teniendo realizado el ejercicio del fin último, asegura que será más fácil administrar el tiempo, pues te enfocarás en las cosas importantes. Para ello, refiere que todas las cosas son creadas dos veces: primero, cuando están en tu mente; segundo, cuando se vuelven realidad.

Al retomar al autor Stephen Covey, menciona el ejemplo de la construcción de una casa, en donde empieza a plasmarse en un plano (en la mente), para después edificarse (en la realidad). “Es lo mismo con la vida y con los objetivos que tenemos en ella, seguimos con nuestro fin en la mente, para lograr construir una hermosa casa”, apunta.

Recuerda que el día tiene 24 horas

Con 25 años de experiencia de haber estado al frente en puestos a nivel gerencial y de dirección en áreas de Marketing, Ventas, Operaciones y Logística, en empresas de producto de consumo como Sabritas, Del Fuerte, Bimbo, Peñafiel y Pepsi, la Mtra. Montiel sabe al dedillo que un día tiene 24 horas, y solo 24 horas. Y eso lo sabe también, como menciona, el mismo Carlos Slim, Bono, Shakira y Howard Shultz, el dueño de Starbucks.

Al tener un parámetro que es común para todos, sin excepción, la enseñanza es saber administrar esas horas que tenemos al día.

Desglosa tus planes, objetivos y actividades

Si ya tienes en tu mente tu fin, tus planos y planes a llevar acabo, la siguiente etapa es formular una serie de objetivos claros, medibles, tangibles y realizables. Y cada objetivo, a su vez, debe de tener una serie de actividades.

Todo ello, la docente de la UNITEC lo ilustra con un ejemplo: “¿Quieres estudiar una carrera, pero no tienes tiempo? Entonces, verifica la flexibilidad en tiempo que te ofrece una Licenciatura Ejecutiva o una Licenciatura en Línea.”

Construye una matriz de prioridades

Cada objetivo, recuerda la experta, tiene una serie de actividades, pero además tienes muchas otras actividades que realizar durante el día. ¿Cómo conciliar, entonces, unas y otras?

“A través de una matriz de prioridades tienes que identificar entre lo que es importante y lo que es urgente; lo que no es urgente y lo que no es importante, para lograr tus objetivos”, recomienda.

Toma 30 minutos de tu día para planear tu vida

Antes de empezar cualquier jornada, la Mtra. Montiel aconseja tomarse 30 minutos al día para formular el plan diario. Todo ello implica organizar tu agenda con citas, horarios de clase, eventos y actividades que no puedes mover. También recomienda acomodar las actividades que son importantes y urgentes en el día para cumplirlas lo más pronto posible.

Date un tiempo para el esparcimiento, pero con un límite definido

Una recomendación muy tajante por parte de la asesora es que si ya tienes apartado un tiempo para aquello que importante, debes de bloquear todo lo demás cuando tengas que terminar algo. “Pon el anuncio de ‘no molestar’”.

Igual de estricto, dice, se debe ser con cualquier distractor, incluyendo las inquietantes redes sociales. “Están muy bien cuando impulsan nuestro negocio, pero cuando se convierten en una obsesión, no son urgentes ni importantes, nos entorpecen en nuestros planes y objetivos”.

Haz una evaluación periódica

Después de muchos planes y de muchas actividades durante el día, la Mtra. Montiel advierte que hay que hacer un chequeo de lo que has logrado o dejado de hacer. Para esta tarea, tómate cinco minutos, realízala como un hábito de forma diaria, semanal, mensual, trimestral y anual.

Y como una forma de síntesis de todo lo que ha explicado y recomendado, la coach  recapitula con una frase muy aleccionadora: “El tiempo pasa inexorablemente… No lo podemos comprar, ni ahorrar, ni almacenar. Lo que sí podemos hacer es dedicarlo a las cosas importantes”.

:Las Licenciaturas Ejecutivas de la UNITEC es un modelo diseñado para estudiantes mayores de 24 años, lo que permite combinar actividades académicas sin descuidar compromisos profesionales.