Definición de indicadores clave en el desarrollo de proyectos

¿Estás implementando un proyecto y quieres medir su grado de avance? Sin duda, necesitas de los indicadores clave de desempeño. ¡Un especialista en el tema te explica la importancia de los KPIs en todo proyecto!

Toda aquella persona que inicia un proyecto, sea de índole personal o profesional, lógicamente quiere que éste siempre llegue a buen fin. Sin embargo, por una u otra cosa no siempre sucede así.

De hecho, de acuerdo a los resultados de un estudio realizado en 2015 por el Project Management Institute (PMI), solo 64% de los proyectos llevados a cabo por los Project Managers encuestados terminaron en tiempo, dentro del presupuesto y la calidad y el alcance que el cliente pidió.

En opinión del Mtro. Saúl Andrés Aguilar Salgado, Project Manager en la empresa Unilever México, “son cifras alarmantes, porque todavía hay un área de oportunidad inmensa para trabajar como directores de proyectos”.

Desde la perspectiva del también docente en Campus en Línea de la UNITEC, algunos de los problemas más comunes que se presentan para no concluir un proyecto al 100% son:

• No se definió correctamente lo que se quería y los clientes están haciendo cambios de última hora.
• El Project Manager anda perdido y, en verdad, ni siquiera sabe de qué se trata el proyecto.
• El proyecto ya no es relevante, porque se tardó o se aplazó.
• La organización no se aseguró de tener en sus proyectos los llamados “Indicadores Claves de Desempeño” (KPIs).

El Mtro. Aguilar Salgado se detiene en este último punto y reflexiona que se trata de una grave deficiencia porque los KPIs son aquellos faros que en la niebla nos guían para orientarnos si un proyecto anda bien o anda mal. “Son súper necesarios para un Project Manager porque nos dan mucha visibilidad y claridad sobre lo que estamos haciendo del proyecto y son una guía para llevarlo al éxito”, enfatiza.

Diseño y generación de un KPI

Certificado por el PMI, además de contar con la certificación de la Scrum Alliance en Metodologías de Gestión de Proyecto Ágiles, el docente de la UNITEC asegura que el Project Manager es el único responsable de diseñar sus KPIs para implementar en tiempo, en forma y con el presupuesto el proyecto. “Desde un principio –subraya-, tiene que pedir la información necesaria para la toma de decisiones y ocuparse para tener información medible del proyecto.”

Ahora bien, sin pretender dar una “fórmula mágica” para hacer un KPI (porque cada proyecto es diferente), el experto se basa en la que se conoce como la “Pirámide de restricciones de los proyectos”, y cuyos elementos son: tiempo, recursos y alcance y/o calidad.

Otro de los elementos al que recurre para explicar el diseño de una KPI es la Jerarquía DIKW. Ésta se trata de una pirámide, en cuyos diferentes niveles se va desglosando el conocimiento.

• En la base se encuentran los Datos puros (Data), que por sí solos no sirven de mayor cosa.
• En el siguiente nivel se ubica la Información (Information), en donde ya se mezclan los datos con algún significado y que responden a la pregunta “¿qué voy a hacer?”.
• Después se ubica el Conocimiento (Knowledge), que es cuando se empieza a tomar decisiones y que corresponde a la pregunta “¿cómo se hace?”.
• En la punta de la pirámide se sitúa la Aplicación (Wisdom), que responde a la pregunta “¿por qué?”.

Por otra parte, precisa que toda esa información se aterriza durante las cinco fases de la que todo proyecto consta. Éstas son:

1. Es una fase de documentación, donde se formaliza que está iniciando el proyecto.
2. Planeación.- En la que se define qué información será suficiente para tener un control del proyecto.
3. Ejecución.- En ella se genera la información macro para la toma de decisiones.
4. Control.- Es una fase en la que se interpreta esta generación y recopilación de información para tomar decisiones y para saber si hay que rehacer un KPI.
5. Cierre.- Es una fase administrativa, donde se cierra el proyecto, se dan por finalizados los entregables y se tienen que finalizar las compras.

Por su parte, para crear la información, el Mtro. Aguilar Salgado se basa en el Work Breakdown Structure (WBS - Estructura de Desglose de Trabajo). Y lo ejemplifica mediante un proyecto personal: la planeación de una boda.

 Ese esquema se divide en varios fases, componentes o tipos de entregables (Fiesta, Ceremonia y Luna de Miel), que juntos llevan a un proyecto completo. Además, cada entregable tiene, a su vez, subentregables. Por el lado financiero, a cada uno de ellos se le asigna un costo. Y lo mismo se hace en la parte de tiempo, para estimar el tiempo que va a tomar cada fase del proyecto.

Ya, cuando el proyecto es a nivel profesional, el experto precisa que intervienen otros conceptos y otros herramientas que todo Project Manager debe de dominar. Entre ellos destaca:

• Línea Base: Es un presupuesto definido, por lo que sea hacia arriba o hacia abajo deben de revisarse.
• Valor Ganado (Earned Value Management – EVM). Es una herramienta que sirve para evaluar el estado del avance del proyecto en relación a su línea base para analizar el avance de los costos y tiempo del proyecto. Los valores fundamentales para su cálculo son:

1. Valor Planificado (PV): tiempo, costo.
2. Costo Real (AC).
3. Valor Ganado (EV).

Un caso de éxito

El desarrollo profesional del Mtro. Aguilar Salgado se ha enfocado por más de 10 años en la implementación de proyectos de Tecnologías de la Información. Y es de ese ámbito de donde ofrece un caso de éxito como responsable de la conversión de datos de un proyecto de implementación de un ERP (Sistema de Gestión Empresarial, por sus siglas en inglés), de SAP, en Unilever de México.

Expone que el impacto de ese proyecto fue de 6 millones de registros, afectando 160 tablas y coordinando 80 validadores. Lo mejor es que el proyecto se concluyó en tiempo, con cero impactos en el negocio y solo dos incidencias low. “Esta información –precisa- es para que tener en claro que, cuando se tienen KPIs bien diseñados y bien pensados para dar un entregable con calidad, se puede llegar a estos número y se puede comentar la exactitud del número de registros.”

Más allá de que la elaboración de KPIs bien elaborados puede convertirse hasta en caso de éxito, el experto les atribuye una serie de ventajas:

• Generas una sensación de confianza a la Dirección al momento que das información con un altísimo porcentaje de exactitud.
• Bajas tu estrés al momento de tener el control. Esa sensación de “tener al toro por los cuernos” es realmente muy buena.
• Sabes exactamente en dónde está “atorado” el proyecto y con voz de mando puedes guiar a tus compañeros.
• Vendes mejor tu trabajo, ya que proporcionas la verdadera dimensión que tuvo en términos numéricos y de esfuerzo.
• Sabes cuándo algún incidente puede llegar a desestabilizar al proyecto, pero también sabes cuándo no.

 “Estas ventajas de los KPIs no se compran con oro. Vas a sentirte confiado y vas a dar un entregable con la suficiente calidad como para que recibas bastantes honores en la empresa”, concluye.

Aquí te compartimos a la versión completa de este webinar de la UNITEC:

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